На колку средби сте биле досега, а зборовите се вртеле во круг без вистински исход на крајот? Да се има продуктивен состанок не е премногу тешко. Со неколку клучни точки, вашиот состанок може да помине без проблеми и според планираната агенда.
Започнете на време
Една од најважните работи е состанокот да започне во даденото време. Ако средбата започне десет минути подоцна, во очекување на само еден човек, тогаш не си го губите само вашето време, туку и на сите останати. На пример, ако на средбата присуствуваат седум лица, од кои едно лице доцни 10 минути, тоа ќе се изедначи со еден час и десет минути залудно потрошено време.
Агендата е клучна
Пред одржување на состанокот, па дури и кога ја договарате средбата, пред да започнете, мора да знаете за што точно ќе зборувате. Направете концепт, структурирајте го истиот, а потоа напишете ја вашата агенда. Потоа, напишаното можете да им го испратите на учесниците на состанокот, со цел да бидат однапред запознаени со тоа што треба да се дискутира.
Агендата не само што им овозможува на луѓето да знаат што е планирано, туку таа е и клучна алатка, која ќе ја задржи насоката на состанокот. Ако некој излезе надвор од темата, вие ќе бидете во можност да го вратите назад, на она за што треба да се дискутира.
Испраќањето на агендата на присутните пред состанокот, исто така, им овозможува на време да се подготват и истражат и на тој начин секој ќе биде подготвен за темата, кога ќе се одржува состанокот.
Направете го тоа визуелно
Ако го презентирате концептот за време на состанокот, бидете сигурни дека тоа ќе ги заангажира вашите колеги. Користете предмети за да ви помогнат, без разлика дали тоа ќе биде со користење на проектор или нешто едноставно како флип чарт. Сликите ќе помогнат луѓето полесно да ја видат вашата цел и поента.